Simples, Presumido ou Real: como escolher o regime da sua empresa

Não existe regime tributário universalmente mais barato. Existe o regime adequado a uma combinação específica de margem, folha, atividade, perfil de cliente e créditos aproveitáveis — e essa combinação muda com o tempo.

A escolha ficou mais difícil em 2026 por duas razões. A primeira é que a Reforma Tributária acrescentou uma variável nova: quem são seus clientes e se eles aproveitam crédito. A segunda é que os prazos de opção para 2027 já estão correndo.

Este artigo compara os três regimes pelos critérios que efetivamente decidem, corrige uma vedação do Simples que quase todo material enuncia errado, e organiza as datas.

O comparativo

Simples Nacional

É regime unificado de arrecadação instituído pela LC nº 123/2006, art. 12, em que a empresa recolhe diversos tributos por documento único — o DAS —, abrangendo, conforme a atividade, IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, Cofins, IPI, CPP, ICMS e ISS (art. 13).

A alíquota não é única. Ela resulta de três variáveis combinadas: a receita bruta acumulada dos doze meses anteriores (RBT12), a faixa em que essa receita se enquadra e o anexo aplicável à atividade.

Para os serviços sujeitos ao fator “r”, a tributação ocorre pelo Anexo III ou pelo Anexo V conforme a relação entre folha de salários e receita bruta (art. 18, § 5º-J). Em termos econômicos: folha maior em relação à receita pode deslocar a atividade para a tabela menos onerosa — o que faz do custo de pessoal uma variável tributária, e não apenas trabalhista.

O limite de R$ 4,8 milhões está no art. 3º, II; o sublimite de R$ 3,6 milhões para ICMS e ISS, no art. 13-A. A partir de 2027, esse sublimite passa a considerar também o IBS (LC nº 214/2025, art. 517, c/c art. 544, III).

Duas mudanças operacionais em curso: as informações anuais passarão a ser prestadas dentro do próprio sistema, substituindo a DEFIS como obrigação separada; e ME e EPP optantes que prestem serviços sujeitos à NFS-e deverão usar o Emissor Nacional a partir de 1º de novembro de 2026.

Lucro Presumido

A empresa não tributa o lucro contábil efetivo para IRPJ e CSLL. Aplica-se um percentual legal de presunção sobre a receita bruta.

Para o IRPJ, os percentuais estão no art. 15 da Lei nº 9.249/1995 — como regra geral, 8% para comércio, indústria e atividades em geral, 32% para serviços em geral, 8% para transporte de cargas e 16% para transporte que não seja de cargas. Serviços hospitalares e determinadas atividades médicas podem usar 8%, observados os requisitos legais.

Para a CSLL, o art. 20 traz normalmente 12% para comércio e indústria e 32% para serviços.

Sobre a base presumida, o IRPJ incide a 15%, com adicional de 10% sobre a parcela que exceder R$ 20.000,00 por mês do período de apuração (art. 3º, caput e § 1º). A CSLL, em regra, a 9% (Lei nº 7.689/1988, art. 3º, III), ressalvadas alíquotas específicas de instituições financeiras.

A apuração é trimestral, com encerramentos em 31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro (Lei nº 9.430/1996, art. 1º), e o imposto vence no último dia útil do mês subsequente ao trimestre, podendo ser pago em até três quotas (art. 5º e § 1º).

No PIS/Cofins, aplica-se em regra o regime cumulativo: 0,65% (Lei nº 9.715/1998, art. 8º, I) e 3% (Lei nº 9.718/1998, art. 8º), sem direito a crédito.

A opção é definitiva para o ano-calendário (Lei nº 9.718/1998, art. 13, § 1º).

Lucro Real

Parte do lucro líquido contábil e aplica adições, exclusões e compensações previstas na legislação. Pode ser apurado trimestralmente ou anualmente com estimativas mensais — e a opção pela estimativa é irretratável para o ano-calendário, manifestada pelo pagamento relativo a janeiro ou ao início da atividade (Lei nº 9.430/1996, arts. 2º e 3º).

Tende a ser adequado quando a margem efetiva é baixa; há prejuízo ou forte oscilação de resultados; despesas dedutíveis são relevantes; há créditos de PIS/Cofins no regime não cumulativo; a empresa precisa usar prejuízos fiscais e bases negativas, respeitados os limites legais; ou a atividade o impõe.

O custo é operacional: contabilidade completa, controles fiscais e documentação apta a comprovar despesas, créditos, estoques, depreciação e ajustes. Esse custo é parte da comparação — um Real que a empresa não consegue operar produz autuação, não economia.

Estão obrigadas ao Lucro Real, entre outras, as pessoas jurídicas com receita superior a R$ 78 milhões, instituições financeiras, empresas com lucros ou ganhos de capital no exterior, beneficiárias de isenção ou redução do IRPJ, optantes pela estimativa mensal e empresas de factoring ou securitização de créditos (Lei nº 9.718/1998, art. 14).

Os três critérios que efetivamente decidem

Margem

O Lucro Presumido é, no fundo, uma aposta: você aceita ser tributado sobre uma margem que a lei presume, em vez da que você tem.

Se a margem efetiva for muito inferior à presunção legal, o Real tende a ser melhor. Se for muito superior, o Presumido tende a ser mais competitivo. Uma prestadora de serviços com margem real de 12% sendo tributada sobre 32% presumidos está pagando sobre lucro que não existe.

Faturamento

Faturamento sozinho não determina o regime, mas delimita o campo:

• até R$ 4,8 milhões — o Simples é possível, se não houver vedação legal;
• entre R$ 4,8 e R$ 78 milhões — a comparação normalmente é entre Presumido e Real;
• acima de R$ 78 milhões — Lucro Real obrigatório.

Atenção às hipóteses do art. 14, II a VII, da Lei nº 9.718/1998, que impõem o Real mesmo com receita inferior ao limite.

Atividade

A atividade interfere na possibilidade de ingresso no Simples, no anexo aplicável, no fator “r”, no percentual de presunção, na incidência de ICMS, ISS, IPI ou regimes monofásicos, na geração e no aproveitamento de créditos, e na obrigatoriedade do Real.

Quando o Simples não é o mais barato

Seis situações em que ele deixa de compensar:

1. A margem é baixa — a alíquota incide sobre a receita bruta, não sobre o lucro.
2. A empresa está no Anexo V, com alíquotas iniciais superiores às do Anexo III.
3. A folha é pequena, impedindo que o fator “r” leve a atividade ao Anexo III.
4. Os clientes são pessoas jurídicas no regime regular e valorizam crédito.
5. Há créditos relevantes de PIS/Cofins ou, a partir de 2027, de IBS/CBS que não se aproveitam no Simples.
6. A receita se aproxima do limite, e a empresa passa a lidar com sublimites e risco de desenquadramento.

O item 4 é o que mudou de peso. No regime regular, o adquirente pode apropriar créditos relativos à aquisição de optante do Simples, em montante equivalente ao devido por esse regime — mas o optante que não escolher o regime regular não apropria créditos próprios de IBS e CBS (LC nº 214/2025, art. 47, § 9º). Numa cadeia B2B, isso vira preço.

E quando o Simples tende a ser vantajoso: margem razoável; atividade em anexo de baixa alíquota; folha que permite o Anexo III; poucos créditos a aproveitar; clientes majoritariamente consumidores finais; e custo de conformidade do Presumido ou do Real desproporcional ao porte.

A comparação honesta precisa somar tributos federais, ICMS/ISS, CPP patronal, retenções, créditos dos clientes, folha, custo contábil e o efeito da Reforma.

A vedação da locação — enunciada errado quase sempre

Circula que “o Simples não admite locação de bens próprios”. O enunciado é impreciso.

A vedação legal é dirigida à locação de imóveis próprios — LC nº 123/2006, art. 17, XV. Atenção a um detalhe que muitos materiais ainda repetem: a redação antiga ressalvava a prestação de serviço tributada pelo ISS, mas essa ressalva foi suprimida pela LC nº 214/2025 (art. 516), com efeitos desde 1º de janeiro de 2025 (art. 544, II). Hoje o inciso é incondicional.

A distinção:

• locação de imóvel próprio como atividade empresarial autônoma — em regra, impede o Simples;
• locação de bens móveis próprios — não há, pelo simples fato de serem próprios, vedação geral equivalente;
• locação de máquinas, equipamentos ou veículos — depende do objeto efetivo, do CNAE, da natureza contratual e das regras de tributação aplicáveis.

A razão jurídica é anterior ao Simples: locação pura não é prestação de serviço para fins de ISS. Quanto aos bens móveis, o STF assentou a inconstitucionalidade da incidência do ISS na Súmula Vinculante nº 31, formada a partir do RE nº 116.121/SP. É por isso que aluguel puro não se converte em serviço pela via contratual.

A consequência prática: empresa cuja receita principal seja aluguel de imóveis próprios normalmente deve avaliar Presumido ou Real, e não simplesmente incluir os aluguéis no DAS. A comparação entre manter os imóveis na pessoa física ou numa pessoa jurídica está em holding imobiliária: quando compensa.

Uma ressalva sobre a Reforma. A LC nº 214/2025 passou a tratar expressamente da locação, cessão onerosa e arrendamento de imóveis no regime regular: o fato gerador ocorre no momento do pagamento (art. 254, III) e as alíquotas de IBS e CBS dessas operações ficam reduzidas em 70% (art. 261, parágrafo único). Isso não significa que a locação de imóvel próprio tenha sido autorizada no Simples Nacional — são regimes distintos, e a vedação do art. 17, XV, permanece.

A Reforma: Simples puro ou Simples híbrido

A EC nº 132/2023 e a LC nº 214/2025 substituem PIS/Cofins pela CBS e, gradualmente, ICMS e ISS pelo IBS, com implantação entre 2026 e 2033. Em 2026 vigora a fase de teste, com compensação do valor recolhido contra PIS/Cofins e dispensa prática para quem cumprir as obrigações acessórias. O início efetivo da CBS é em 2027; a redução progressiva de ICMS/ISS ocorre de 2029 a 2032; e o modelo entra em vigência integral em 2033.

O Simples não será extinto. Os optantes permanecem sujeitos às suas regras, mas podem optar por apurar e recolher o IBS e a CBS pelo regime regular (LC nº 214/2025, art. 41, §§ 2º e 3º). Na prática, surgem duas alternativas:

Optar pelo regime regular não equivale a sair do Simples Nacional — é uma escolha sobre como recolher dois tributos, não sobre o regime como um todo. Essa confusão está levando empresas a descartar a alternativa sem simulá-la.

Para quem tem crédito acumulado ou paga tributo sobre base discutível, a transição também é o momento de revisar o passado — o assunto está em recuperação de crédito tributário.

Os prazos

Presumido e Real. A opção é definitiva para o ano-calendário e se manifesta, na prática, com o primeiro recolhimento do período. Não é juridicamente seguro recolher janeiro como Presumido ou Real e depois tentar alterar o regime retroativamente. Ou seja: a simulação precisa estar concluída antes do primeiro DARF do ano.

Simples Nacional para 2027. Pela Resolução CGSN nº 186/2026, o pedido de ingresso deve ser feito entre 1º e 30 de setembro de 2026, com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, e pode ser cancelado até 30 de novembro de 2026. Quem já é optante não precisa fazer nova opção para permanecer.

A escolha do modelo de IBS/CBS, essa sim, todo optante precisa fazer:

• opção em setembro de 2026 → efeitos de janeiro a junho de 2027;
• nova opção entre 1º e 31 de março de 2027 → efeitos de julho a dezembro de 2027;
• cancelamento da opção do primeiro semestre → até 30 de novembro de 2026;
• cancelamento da opção do segundo semestre → até 31 de maio de 2027.

Documentos fiscais. O cronograma publicado prevê NFS-e em geral a partir de 1º de outubro de 2026; locações de bens móveis e de imóveis a partir de 1º de dezembro de 2026; e documentos fiscais de optantes do Simples a partir de 1º de janeiro de 2027. Para ME e EPP, a NFS-e nacional passa a ser obrigatória em 1º de novembro de 2026.

O roteiro de decisão

1. Projetar receita mensal e RBT12.
2. Separar receitas por CNAE e natureza.
3. Calcular a margem efetiva por atividade — não a margem consolidada.
4. Simular os quatro cenários: Simples puro, Simples híbrido, Presumido e Real.
5. Calcular CPP patronal, créditos e retenções em cada um.
6. Verificar os impedimentos do art. 17 da LC nº 123/2006.
7. Revisar contratos B2B e cláusulas de preço — a mudança de regime pode alterar o preço líquido para o cliente.
8. Adaptar ERP, emissão fiscal e cadastro de produtos e serviços.
9. Revisar estoque e créditos existentes.
10. Aprovar a decisão antes do primeiro recolhimento do ano.
11. Documentar a memória de cálculo e as premissas.

O passo 11 costuma ser tratado como burocracia e é o que sustenta a decisão numa fiscalização — e o que permite refazer a comparação no ano seguinte sem começar do zero.

O que este artigo não pode dizer

Não é possível indicar aqui qual regime serve à sua empresa, porque a resposta depende de números que só existem no seu caso: margem por atividade, composição da folha, perfil dos clientes, créditos aproveitáveis e custo de conformidade que a estrutura suporta.

O que dá para afirmar com segurança é o inverso — as respostas que não funcionam: escolher pelo faturamento isoladamente; comparar a alíquota do DAS com a soma nominal do Presumido; ignorar o crédito do cliente numa cadeia B2B; e descartar o Simples híbrido por confundi-lo com sair do Simples. Os critérios gerais de revisão estão em planejamento tributário para empresas.

Como a Ferreira Neder Advogados pode ajudar

Atuamos na simulação comparativa entre os quatro cenários com os números da empresa, na verificação de impedimentos legais ao Simples e de hipóteses de Lucro Real obrigatório, na avaliação do efeito da escolha sobre clientes que aproveitam crédito, e na documentação das premissas que sustentam a decisão.

Se a decisão de regime para 2027 ainda está aberta, entre em contato.